Le rôle clé d’une plateforme collaborative pour améliorer l’efficacité opérationnelle

Des bureaux d’études au chantier en passant par les organismes de classification, la gestion d’un projet industriel est une tâche complexe. Les différents acteurs, travaillant souvent en silos, se retrouvent confrontés à une dispersion des informations et à des difficultés de collaboration.

Dans ce contexte, le recours à une plateforme collaborative est indispensable pour valoriser l’intelligence collective et ainsi gagner en efficacité opérationnelle.

Les écueils ordinaires de la gestion de projet industriel

Les multiples intervenants d’un projet industriel (maître d’œuvre, bureaux d’études, sous-traitants, fournisseurs, organismes de classification…) disposent chacun de leur système d’informations et utilisent des logiciels métiers qui leur sont propres. Il en résulte une organisation en silos, qui se caractérise par une dissémination de l’information et une gestion documentaire complexe. 

Cette organisation en silos engendre des difficultés de diffusion de l’information qui nuit à la fluidité des échanges et à l’efficacité de la collaboration ( notre article qui détaille ce sujet). Les conséquences sur le terrain peuvent être significatives : 

• Difficultés d’accès à l’information : disposer d’une information pertinente est crucial pour les intervenants. Or, la dispersion des informations entre divers systèmes rend leur accessibilité et leur traçabilité extrêmement difficile. Par exemple, un sous-traitant peut perdre du temps, voire commettre des erreurs si le bureau d’études ne lui a pas communiqué la dernière version d’un plan. Les retards et le gaspillage induisent mécaniquement un accroissement des coûts.
• Saisies multiples : lorsqu’une même information est enregistrée dans plusieurs systèmes par des personnes différentes, cette redondance est synonyme de perte de temps et d’une augmentation du risque d’erreurs. 
• Problèmes de synchronisation : la profusion de données et leurs dispersion posent des difficultés de synchronisation des documents, lesquelles peuvent aboutir à des incohérences. Lorsqu’un acteur du projet exploite une version d’un document qui n’est pas à jour, il s’expose à un risque de retravail et de rectification des erreurs. 
• Problèmes de compatibilité et d’interopérabilité : la diversité des logiciels métiers utilisés par les intervenants génère de multiples formats de données. Dans ce contexte, il est indispensable que chacun puisse exploiter les données générées par les autres acteurs du projet. Or, c’est bien souvent la découverte d’une erreur qui permet d’identifier un problème de compatibilité ou d’interopérabilité…

Ce manque de fluidité dans les flux d’informations entre les parties prenantes d’un projet industriel a des répercussions sur l’efficacité de la collaboration. C’est pour pallier cette situation sous-optimale que le recours à une plateforme collaborative s’impose.

La plateforme collaborative : une solution pour valoriser l’intelligence collective et optimiser les processus métiers

Une plateforme collaborative est le carrefour de tous les flux d’information d’un projet industriel. En améliorant la communication et la collaboration, une plateforme collaborative offre la possibilité d’optimiser les processus métiers et la performance de votre projet. 

Améliorez la communication et la collaboration 

Une plateforme collaborative favorise un partage des informations en temps réel, une communication fluide, une meilleure visibilité et traçabilité des modifications, ainsi que la co-édition de documents par les acteurs du projet. 

Partage des informations en temps réel

Le partage d’informations en temps réel améliore la collaboration et la coordination des équipes. Chaque opérateur sur le terrain a accès aux informations à jour (par exemple : des plans de conception ou des instructions de travail). Il est plus facile de prendre des décisions éclairées, sans avoir à chercher les informations, voire à interrompre sa tâche en attendant que l’information soit communiquée par son détenteur.

Communication fluide entre les acteurs du projet

Les fonctionnalités intégrées à une plateforme collaborative (chat, partage de fichiers, mises à jour en temps réel, notifications, etc.) offrent des interactions rapides et transparentes entre les acteurs du projet. L’outil élimine ainsi les barrières de communication en facilitant les échanges. 

Amélioration de la visibilité et de la traçabilité

Une plateforme collaborative offre une vue globale et actualisée de l’avancement du projet. Chaque intervenant, qu’il s’agisse de gestionnaires de projet, d’ingénieurs, de techniciens ou d’autres parties prenantes, peut suivre en temps réel l’évolution des tâches et des objectifs. Cela permet à chacun de comprendre où en est le projet et ce qui reste à faire, améliorant ainsi la planification et la coordination. De plus, cela aide à identifier les problèmes et à prendre rapidement des mesures correctives.

Co-édition des documents en temps réel

La co-édition, c’est-à-dire la faculté de travailler à plusieurs sur un même document (par exemple, un modèle 3D) élimine le besoin de transférer des documents entre les acteurs du projet, réduisant ainsi le temps consacré au traitement manuel de l’information et le risque d’erreurs qui en résulte. Les problèmes de synchronisation disparaissent aussi puisque tout le monde travaille sur la même version. Le cas où plusieurs personnes apportent des modifications à des versions différentes d’un même document ne peut plus se produire. Enfin, la co-édition favorise la collaboration en permettant aux intervenants : de travailler ensemble sur un même document, de partager leurs idées et leurs réflexions, et voir immédiatement les commentaires et les modifications des autres.

Optimisez les processus métiers et la performance de votre projet

Au-delà des problèmes qu’une plateforme collaborative permet de résoudre, un tel outil constitue le socle d’une transformation organisationnelle orientée vers la performance opérationnelle. En effet, l’utilisation d’une plateforme collaborative est un atout pour optimiser les flux d’informations entre les acteurs du projet, et plus largement les méthodes de travail et les processus métiers. 

En permettant une communication fluide et un partage d’informations en temps réel, la plateforme collaborative réduit les gaspillages liés à l’attente ou à la redondance de travail. Cette transparence augmente la productivité en facilitant la coordination des tâches et en limitant les erreurs, ce qui améliore également la qualité de la production. Les délais de production se trouvent raccourcis grâce à un pilotage précis des activités. Enfin, en centralisant les informations et en fluidifiant les échanges, l’environnement de travail devient plus serein et efficace.

En somme, la plateforme collaborative est un atout incontournable pour améliorer l’efficacité opérationnelle des projets industriels. Elle favorise une communication transparente et en temps réel, optimise les processus métiers et améliore significativement la performance. C’est un levier essentiel pour décloisonner l’information, stimuler l’intelligence collective et rendre l’environnement de travail plus serein et productif.